Maak kennis met de digitale postkamer! Wij zorgen dat ongestructureerde documenten op de juiste plek terecht komen en passen we de uitgaande communicatie aan naar het favoriete kanaal van de inwoners.
Met de digitale postkamer verbeter je de communicatie met de bewoners maar ook intern binnen de gemeentelijke organisatie.
Brandportal, de Mostshop, geeft toegang tot de digitale postkamer. We verwerken alle inkomende (digitale) post en verzorgen de uitgaande communicatie. Dit kan zowel fysiek, digitaal als een combinatie hiervan zijn.
De inkomende post, scannen we, archiveren en verspreiden we naar de juiste afdelingen en de betrokken collega’s.
Voor de uitgaande communicatie kan gebruik worden gemaakt van standaard brieven/sjablonen of van custommade communicatie. Ook het toevoegen van bijlagen als gadgets of papieren documenten behoort tot de mogelijkheden. Voor het versturen geldt ons advies: digitaal wanneer dit efficiënt is en op papier wanneer dit meer impact heeft. De Mostshop biedt een realtime overzicht van alle in- en uitgaande communicatie.
Voordelen van de digitale postkamer:
- Verbeterde informatiepositie richting uw opdrachtgevers, leveranciers en de interne organisatie;
- Veiligheid gegevens = gegarandeerd door werken conform de ISO 27001 richtlijnen (informatiebeveiliging);
- Terugkoppeling op meerdere platforms: Alle informatie is direct inzichtelijk (voor bijvoorbeeld thuiswerkers).
- Snellere verwerking inkomende post/gegevens;
- Een interne (fysieke) postkamer wordt overbodig;
- Geen documenten die zoekraken;
- Nauwelijks handmatige handelingen;
